Effektive Meetings und Abstimmungsprozesse planen, steuern und moderieren

Um was geht es?

Der Zeitbedarf für Besprechungen, Team- und Projektmeetings ist hoch und steigt angesichts komplexer Aufgaben und Projekte immer weiter an. Meetings sind nützlich und notwendig. Fehlende Struktur und Stringenz führen jedoch zu demotivierten Mitarbeitern. In diesem Workshop lernen die Teilnehmer, wie Sie konkrete Ergebnisse und ausgeprägte Effizienz in ihre Meetings und regelmäßigen Abstimmungsprozesse bringen und das Engagement aller Teilnehmenden signifikant steigern.

Sie lernen, durch zielgerichtete Vorbereitung und Moderation effiziente Resultate zu erzielen.

Durch den bewussten Einsatz wirkungsvoller Methoden und Techniken gelingt Ihnen ein ergebnisorientierter Ablauf, bei dem alle Themenpunkte im vorgesehenen Zeitrahmen behandelt werden.

Ergebnisreiche Meetings und Abstimmungsprozesse motivieren die Teamkollegen und beeinflussen den Arbeits- und Projektfortschritt ganz entscheidend. In Folge gestaltet sich das Zusammenspiel der Teamkollegen gerade unter Zeit- und Erfolgsdruck gut aufeinander abgestimmt.

Ob mit Teamleiter oder unter Teamkollegen, der Fortschritt und das Gelingen von Abstimmungsprozessen und Meetings hängen nachweislich von einer überlegten und durchgängig konsequenten Umsetzung ab. In diesem Workshop lernen die Teilnehmer wie jedes Meeting gelingt und auch in schwierigen Situationen lösungsorientierte Ergebnisse und ein tragfähiger Konsens erzielt werden.

Ihr persönlicher Nutzen

Nach dem Workshop wissen Sie, wie Sie eine Besprechung gut vorbereiten, was in eine aussagefähige Agenda gehört und wie Sie als Besprechungsleiter oder in der Rolle des Moderators überzeugen. Sie verstehen es, die Teamkollegen bewusst einzubinden und zu aktivieren. Sie schließen Besprechungen mit Lösungen und Ergebnissen ab und sorgen dafür, dass die gesetzten Ziele mit angemessenem Aufwand umgesetzt werden.

Inhalte

Meetings und Abstimmungsprozesse effizient vorbereiten

• Checkliste: Regeln und Grundsätze erfolgreicher Meetings
• Arten und Kennzeichen von Besprechungen
• Inhaltliche und mentale Vorbereitung des Moderators
• Analyse der Zielgruppe und der Arbeitsziele
• Erstellung der Agenda und Gestaltung der Einladungen
• Situative Rahmenbedingungen prüfen und berücksichtigen
• Zielsetzungen, Agenda und Auswahl der Teilnehmer

Die Rolle des Moderators

• Einführung einer stringenten Meetingkultur
• Rechte und Pflichten in der Leitungsrolle
• Die wichtigsten Moderationsregeln
• Die entscheidenden ersten 5 Minuten einer Besprechung
• Rollenverteilung und Einbindung der Beteiligten
• Die unterschiedlichen Besprechungsphasen
• Teamdynamiken erkennen und nutzen

Sicher durch Meetings und Abstimmungsprozesse führen

• Informationen systematisieren
• Diskussionen ergebnisorientiert lenken
• Situatives Steuern im Meetingverlauf
• Effizientes Zeitmanagement
• Ergebnisse und Lösungen erarbeiten und visualisieren
• Arbeitsaufgaben übergeben und Zielvereinbarungen festhalten
• Die Abschlussphase: Überblick, Zufriedenheitscheck und Ausblick
• Besprechungsergebnisse sichern und umsetzen
• Effektive Protokollierung: Protokollarten, Rolle des Protokollanten, Empfehlungen für das Protokoll
• Nutzen von Ergebnisprotokollen und to-do Listen zur Ergebnisumsetzung
• Nachbereitung und Controlling

Kommunikation als Steuerungsinstrument

• Optimale Gesprächsführung
• Missverständnisse vermeiden durch aktives Zuhören
• Körpersprache und Ausstrahlung
• Die eigene Stimme gezielt einsetzen
• Lenken durch Fragetechniken

Umgang mit schwierigen Besprechungssituationen

• Wann wird es für mich persönlich schwierig?
• Umgang mit unterschiedlichen Charakteren
• Konstruktive Kommunikation mit unkooperativen Gesprächspartnern
• Störungen erkennen und angemessen reagieren (z. B. Vielredner, Blockierer etc.)
• Killerphrasen und Regelverletzung professionell begegnen

Methoden

Trainerinput, Reflexionsübungen, Arbeit an den Praxisfällen der Teilnehmer, Praxissimulation, kollegiale Beratung, Kleingruppenübungen, Erfahrungsaustausch im Plenum, Ankerübungen, wirksame Selbststeuerung, Lerntransfer und Selbstkontrolle nach dem W&P Konzept "Praxistransfer und Nachhaltigkeit"

Zielgruppe

Fach- und Führungskräfte aus allen Branchen, die Meetings und Besprechungen effektiv und zugleich ziel- und teilnehmerorientiert organisieren und leiten wollen.

Interesse?

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Unsere Seminare können auf Wunsch auch in englischer oder französischer Sprache gehalten werden.

Waßmuth & Partner • 84137 Vilsbiburg • Tel. +49 8741 9269139 • info@wassmuth-seminare.de

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